La Cassa Comune
E’ un fondo cassa che si costituisce all’inizio del viaggio e aggiornato durante il viaggio stesso tramite versamenti di tutti i partecipanti, compreso il coordinatore. I versamenti del coordinatore concorrono al pagamento dei servizi previsti anche quando è contrattata la gratuità e pertanto non deve reclamarne il rimborso andando questa a beneficio di tutto il gruppo. Si utilizza per pagare ogni servizio non compreso nella quota di partecipazione ed è necessario per la realizzazione del viaggio. Non dovrai mai richiedere, per nessuna ragione, ai partecipanti un bonifico di Cassa Comune per anticipare la prenotazione di alloggi o servizi. Nella gestione della Cassa Comune il coordinatore, che custodisce i soldi, sarà affiancato da un compagno di viaggio il quale fungerà da Cassiere con il compito di seguire il coordinatore nei vari pagamenti che saranno effettuati di volta in volta, provvedere alla loro registrazione sull’apposito libro nonché di conservare le ricevute. Il libro della Cassa Comune potrà essere consultato da tutti i partecipanti in qualsiasi momento ne facciano richiesta. La previsione di cassa comune pubblicata nel catalogo si basa sull’utilizzazione di alberghetti e ristorantini di medio livello e sull’esperienza dei gruppi che hanno fatto di recente lo stesso viaggio. Quando invii il programma ai partecipanti allega una stima di quello che sarà l’importo di cassa comune. Alberghi di lusso, ristoranti costosi non sono nello spirito dei nostri viaggi come le sistemazioni in camere singole o doppie che non sono mai garantite e che non possono assolutamente condizionare il gruppo nella scelta degli alberghi. E’ opportuno che i versamenti siano sempre di importi modesti, in modo da limitare il rischio di danni in caso di furto o smarrimento, nel qual caso il gruppo risponderà collettivamente dividendo la perdita fra tutti i partecipanti.
La Cassa Viaggi
Per molti viaggi è previsto il pagamento di parte della quota di partecipazione, mediante versamento nella Cassa Viaggi gestita dal coordinatore. L’importo è indicato chiaramente nel Foglio Notizie e va versato dopo la partenza dall’Italia. I fondi di questa cassa sono utilizzati esclusivamente per i servizi compresi nella quota di partecipazione e dettagliatamente indicati nelle Istruzioni Operative Gruppo consegnate al coordinatore, riguardano i fornitori locali verso i quali il pagamento attraverso banca risulta difficile se non impossibile. Questa modalità ci ha permesso in oltre 40 anni di viaggi e avventure per il mondo di ottenere i prezzi migliori pagando direttamente sul luogo i fornitori dei servizi, di evitare il pagamento di anticipi e di penali in caso di annullamento del viaggio ed infine di poter accettare la prenotazione di un partecipante anche a pochi giorni dalla partenza. La gestione e rendicontazione è di competenza esclusiva del coordinatore. Eventuali chiusure attive della Cassa Viaggi non potranno in alcun caso essere devolute alla Cassa Comune e tanto meno rimborsate ai partecipanti in quanto facenti parte della quota di partecipazione accettata e pagata dal partecipante. Eventuali avanzi di cassa viaggi devono essere restituiti a Viaggi nel Mondo esclusivamente tramite assegno circolare intestato a Viaggi nel Mondo S.r.l. o, qualora impossibilitato, tramite bonifico bancario al seguente IBAN: IT39J0100503226000000002061 indicando come causale il codice e il nome del viaggio oltre al tuo nome e cognome e codice coordinatore. Non mettere mai contanti nella busta di restituzione lei libri cassa. Nei casi in cui i fondi della Cassa Viaggio dovessero esaurirsi per imprevedibilità di alcuni costi e sarà necessario attingere alla Cassa Comune per completare il viaggio, i partecipanti potranno prendere visione e verificare i conti della Cassa Viaggi.
La Cassa Cucina
In alcuni viaggi in località remote dov’è difficile consumare un pasto in un ristorantino, il gruppo viene dotato di una cassa cucina. Questa è costituita da un fornello a due fuochi, pentolame e stoviglie nonché generi alimentari di prima necessità, la cosiddetta cassa viveri. La fornitura avviene già in Italia ma alle volte anche sul posto prima che il viaggio abbia inizio; In questo caso bisogna concordare il tutto con il Corrispondente locale. In merito al cibo sulle comunicazioni con i partecipanti il coordinatore indicherà se è necessario portare qualcosa dall’Italia o le località in corso di viaggio in cui è di facile reperibilità. E’ importante sapere che con i fornelli NON viene fornito un adattatore per il gas. Quest’ultimo bisogna procurarselo una volta arrivati nel Paese di destinazione.
Se sei un Coordinatore e hai bisogno di una copia dei libri di Cassa Comune e Cassa Viaggi sappi che li puoi scaricare dalla tua scheda personale qualora ti sia stato assegnato un viaggio.