Il Manuale Operativo di Viaggio è un documento di fondamentale importanza per analizzare il Paese oggetto del viaggio e risulta quindi essere prezioso in fase di preparazione e di studio per tutti coloro che in futuro si troveranno ad organizzare un itinerario di viaggio nella medesima Nazione. Il Manuale Operativo Viaggio è un documento dinamico da compilare on-line durante tutte le fasi del viaggio, quindi dal momento in cui lo stesso viene assegnato fino alla sua conclusione con l’inserimento di tutti i dati richiesti. Si tratta di un documento utilissimo e indispensabile per la gestione del viaggio in quanto in esso sono riportate tutte quelle azioni operative e logistiche che aiutano il coordinatore nella costruzione di un nuovo viaggio.
Le varie voci che lo compongono riportano le azioni operative dei viaggi precedenti, alcune delle quali sono:
- Informazioni sui Paesi;
- Importi relativi alla Cassa Comune (trasporti; pernottamenti; pasti; escursioni; guide; extra);
- Moneta preferita nel Paese in cui si effettuano i pagamenti con Cassa Comune e Viaggi;
- Escursioni e visite (località; descrizione; costi; note);
- Itinerario (giorni; data; tappe; mezzi di trasporto; distanze; tempi; note);
- Pernottamenti (località; nome e indirizzo; contatti; valutazione e costi);
- Ristoranti (località; nome e indirizzo; contatti; valutazione e costi);
- Informazioni e quotazioni dei Corrispondenti qualora disponibili.
E’ costituito anche da un quadro Coordinamento Viaggi unificato contenente le azioni operative e chat line. Si tratta di un’area soggetta a molteplici variazioni nel corso del tempo che tende a regolare tutte le azioni operative gestite da Viaggi nel Mondo e dal Coordinatore prima della partenza nella fase di organizzazione del viaggio. Tra le azioni operative del coordinatore vi è la compilazione della casella relativa all’itinerario di viaggio. Scopo di questo campo è quello di poter sapere, con buona precisione, tutti gli spostamenti del gruppo essendo questa una precauzione da prendere in particolare in caso di emergenze di qualsiasi tipo e per la conseguente attivazione del canale dei soccorsi.
La chat line è uno strumento con la quale si offre al Coordinatore una via diretta e immediata di contatto con Viaggi nel Mondo per affrontare e risolvere problematiche importanti e urgenti relativi al viaggio assegnato. Dato l’alto valore operativo di questo strumento le richieste che possono essere avanzate, individuate da Viaggi nel Mondo, riguardano cinque aree ben specifiche:
- Piano voli (flight): Il messaggio sarà letto da chi sta trattando il tuo viaggio;
- Servizi a terra (Land Service): La comunicazione sarà passata a chi gestisce il tuo viaggio;
- Help desk Emergenze: La problematica viene gestita direttamente dalla Direzione;
- Passaporti e visti: Il tuo messaggio sarà letto dall’ufficio passaporti;
- Partenze Gruppi: Il testo sarà letto dal reparto che gestisce la partenza del tuo gruppo.
Gli interventi in chat line dovranno essere indirizzati solamente alle aree individuate in forma molto sintetica e che vadano al “nocciolo” del problema.
Una peculiarità del Manuale Operativo è la possibilità di consultarlo on line. Pertanto se le informazioni vengono caricate con immediatezza ne potrà usufruire anche il coordinatore che partirà a breve o che è già sul posto collegandosi alla rete per mezzo di una linea internet.